Secretari/ària de direcció

La Unió Patronal Metalúrgica La UPM col·labora amb empresa associada en la recerca d'un/a Secretari/ària de direcció

Detall de les funcions del lloc de feina

1. GESTIONAR L’AGENDA DE GERÈNCIA

2. GESTIONAR TOT TIPUS DE COMUNICACIÓ QUE CORRESPONGUI A GERÈNCIA:

• Respondre Mails i Whatsapp

• Redactar Mails / Whatsapp/ Cartes (també en anglès)

• Atendre i Realitzar Trucades • Concertar Visites

3. POSAR ORDRE I MANTENIR ARXIU GERÈNCIA

4. GESTIONS AMB L’ASSEGURANÇA

• Gestionar col·lisions que s’han pogut ocasionar en béns (cotxes, transports, edificis…) per accions del mal temps, d’accidents etc..

• Gestió rebuts de sanitat (enviaments dels rebuts i control de que ens paguin) i petició d’autoritzacions • Preus de les assegurances anuals (controlar les apujades)

• Tot tipus de correspondència o trucades amb l’asseguradora

• Sortides a portar-hi documentació

5. GESTIONS AMB LA GESTORIA I AMB BUFET ADVOCATS

• Tot tipus de correspondencia o trucades, sobretot referent a laboral

• Sortides a portar-hi documentació • Lectura de contractes

• Suport en la lectura i redacció de contractes mercantils i en la comunicació amb bufet advocats o qualsevol professional independent

6. GESTIONS AMB BANCS

• Tot tipus de correspondència o trucades

• Sortides a portar-hi documentació

7. GESTIONS DE LES PROPIETATS

• Tot tipus de correspondencia o trucades

• Gestió dels lloguers: comunicació amb els llogaters, control dels cobraments, etc...

• Gestió del manteniment de les propietats (comunicació amb operaris, proveidors etc…)

8. GESTIÓ FLOTA DE VEHICLES

9. CURA DE LA IMATGE I LES INSTAL.LACIONS

• Revisar cada dia la decoració, neteja i ordre de les instal·lacions

• Comprar les coses necessàries per mantenir la bona Imatge (objectes decoratius, begudes pels clients, objectes de cuina….)

• Gestió personal de la neteja: control horari, gestió de les tasques que han de realitzar, comunicació amb empresa de neteja

10. COMPRES VÀRIES DE L’EMPRESA

• Comprar productes com material oficina, material d’higiene i neteja, llums, alimentació…

• Contractació, organització i seguiment personal de neteja

11. SUPORT EN LA ORGANITZACIÓ DE FIRES I JORNADES DE PORTES OBERTES

• Tot el suport que calgui a tots els nivells (contractació, comunicació amb els proveïdors pel disseny, montatge, etc…)

• Compres de tot tipus per anar a les fires (menjar, regals, roba uniformes…)

• Material de merchandising que cal portar-hi

• Material publicitari • Impressions de catàlegs, bosses, regals etc…

12. SUPORT EN LA GESTIÓ DELS RECURSOS HUMANS

• Tot el suport a Gerència en tot el que faci referencia als recursos humans

13. SUBVENCIONS

• Cerca de subvencions tant pels clients com per l’empresa (en aquest darrer cas fer gestions oportunes)

14. CAMPANYA NADAL

• Anualment ocupar-se de totes les accions de Nadal (calendaris i postals, regals a clients, lots a empleats, sopar de nadal, etc…)

15. SUPORT A GERÈNCIA EN TOT EL QUE ENCOMANI SOBRE LA GESTIÓ DE L’EMPRESA 16. CREACIÓ D’EXCELS AMB DADES PER LA GESTIÓ DE LA INFORMACIÓ

• Tots els que gerència necessiti (cal domini excel)

Requisits

• Experiència 5 anys. En posicions semblants portant agenda i gestions de gerència.
• Títol fp de grau superior
• Administració
• Anglès (parlat b2 - avançat, escrit b2 - avançat)
• Català (parlat b2 - avançat, escrit b2 - avançat)
• Competències / coneixements: polivalent, espavilat/ada, viu/va, intel·ligent, educat/ada, entregat/ada, saber estar, persona d'empresa, coneixèments informàtics, domini excel, anglès nivell first certificate, català nadiu.
• Permisos de conduir: b

Condicions del lloc de treball

• Contracte laboral indefinit
• Jornada completa
• Altres beneficis: horari de 9 a 18, 1 hora de dinar.